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大学内部控制制度

第一章 概述

第一条 为促进北京语言文化大学健全内部控制,保障资金体系安全稳健运行,制定本制度 。

第二条 内部控制是通过制定和实施一系列制度、程序和方法,对风险进行事前防范、事中控制和事后评价的动态过程和机制。

第三条 内部控制的目标:

(一)保证国家法律法规、监管规章和学校内部规章制度的贯彻执行;

(二)保证自身发展战略和经营目标的全面实施和充分实现;

(三)保证风险管理体系的有效性;

(一)保证业务记录、财务信息及其他管理信息的及时、

完整和真实。

第四条 内部控制基本原则:

(一)全面性。内部控制应当渗透到学校的各项业务过程和各个操作环节,覆盖所有的财会部门、岗位和人员。

(二)审慎性。内部控制应当以防范风险为出发点,在日常管理,尤其是设立新的机构或开办新的业务,都应当体现“内控优先”的要求。

(三)有效性。内部控制应当具有高度的权威性,真正落到实处,任何人不得拥有不受内部控制约束的权力;内部控制存在的问题应当得到及时反馈和纠正。

(四)独立性。内部控制的检查、评价部门应当独立并有直接向高级管理层报告的渠道。

第五条 内部控制应当与办学规模、业务范围和风险特点相适应,以合理的成本实现内部控制的目标。

第二章 内部控制的基本要求

第六条 内部控制包含以下五个要素:

(一)内部控制环境;

(二)风险识别与评估;

(三)内部控制措施;

(四)信息交流与反馈;

(五)监督评价与纠正机制。

第七条 学校应当建立良好的分工合理、职责明确、报告关系清晰的组织结构,为内部控制的有效性提供必要的前提条件。

第八条 高级管理层应当充分认识到自身对内部控制所承担的责任。

校长办公会负责审批总体经营战略和重大政策,确定可以接受的风险水平,批准各项业务的政策、制度和程序,对内部控制的有效性进行监督;

高级管理层负责执行校长办公会会批准的各项战略、政策、缺席和程序,负责建立授权和责任明确、报告关系清晰的组织结构,建立识别、计量和管理风险的程序,并建立和实施健全、有效的内部控制,采取措施纠正内部控制存在的问题。

第九条 学校应当建立科学、有效的激励约束机制培育健康的内部控制文化,提高全体员工的职业操守和诚信意识,从而创造全体员工都充分了解且能履行其职责的环境。

第十条 学校应当设立履行风险管理职能的专门部门,并 制定和实施识别、计量、监测和管理风险的制度、程序和方法,以保证风险管理的实现。

第十一条 学校应当制度全面、系统、成文的各项业务的政策、制度和程序,并在一级法人内保持统一的业务标准和操作要求,避免因管理层的变更而影响其连续性和稳定性。

第十二条 学校设立新的机构或开办新的业务,应当首先建章立制,对潜在的风险进行计量和评估,并提出风险也范措施。

第十三条 学校应当建立内部控制的后评价制度,定期对内部控制的制度建设和执行情况进行回顾和检讨,并根据国家法律法规、规章的变化进行修订。

第十四条 学校应当明确划分相关部门之间、岗位之间、上下级机构之间的职责,建立职责分离、横向纵向相互监督制约的机制,涉及资产、负债、财务和人员的重要变动都不能由一个人独自决定。

第十五条 学校应当根据各级机构和各业务部门的水平、业务发展需要建立相应的授权体系,实行统一法人管理和法人授权;授权应适当、明确,并采取书面形式。

第十六条 学校应当根据不同的工作岗位及其性质,赋予其相应的职责和权限,各个岗位应当具备正式、成文的岗位职责说明和清晰的报告关系,关健岗位的人员应当实行定期或不定期的轮换。

第十七条 学校应当积极利用计算机程序监控等现代化手段,销定分支机构的业务权限,加强对分支机构的管理和控制;各分支机构应当牢固树立一级法人意识,严格执行上级的决策,在各自职责和权限范围内开展工作。

第十八条 学校财务部门应当建立有效的核对、监控制度,对各种账证、报表定期进行核对,对现金、有价证券、重要空白凭证等有形资产及时进行盘点,对柜台办理的业务实行复核或事后监督把关,对重要业务实行双签有效,对授权的执行情况进行监控。

第十九条 学校应当按照规定进行会计核算和业务记录,建立完整的会计、统计和业务档案并妥善保管,确保原始记录、合同契约有各种报表资料的真实、完整。

第二十条 学校应当建立有效的应急制度,在各个重要部位、遇到供电中断、火灾、抢劫等紧急情况,应急措施应当及时、有效。

第二十一条 学校应当实现业务操作和管理的电子化,促进各项业务的电子数据处理系统的整合,做到业务数据的集中处理。

第二十二条 学校应当实现管理的信息化,建立贯穿各级机构、覆盖各个业务领域的数据仓库和管理信息系统,做到及时、准确提供管理所需要的各种数据,并真实、准确地向上级报送报表资料和对外披露信息。

第二十三条 学校应当建立有效的信息交流、共享和反馈机制,确保高级管理层及时了解情况,确保每一项信息都能够传递给相关的员工,各个部门及员工的有关信息都能顺畅反溃

第二十四条 学校业务部门应当对各项业务

例外情况进行经常性检查,及时发现内部控制存在的问题,并迅速予以纠正。

第二十五条 学校的内部审计部门应当有权获得所有管理信息,并对各部门、各岗位、各项业务实施全面的监控和评价。

第二十六条 学校的内部审计应当具有充分的独立性,内部审计体系实行对一级法人负责;同时向校级领导报告工作。

第二十七条 学校应当配备充足的、业务素质高、工作能力强的内部审计人员,并加强专业培训,每年保证一定的离岗或脱产培训时间;内部审计力量不足的,应当将审计任务委托社会中介机构进行。

第二十八条 学校应当建立有效的内部控制报告和纠正机制,业务部门、内部审计部门及其他人员发现的内部控制的问题,都应当有畅通的报告渠道和有效的纠正措施。

第二十九条 学校应当建立风险责任制,明确规定各个部门、岗位的风险责任和相应处罚措施。

(一)各级业务审查和审批人员应当承担审查、审批失误的责任,并对本人签署的意见负责;

(二)高级管理层应当对重大损失承担相应的责任。

第三章 资金业务的内部控制

第三十条 学校资金业务内部控制的重点是:实行严格的前后台的职责分离,加强风险监控和管理,防止因违规操作和风险识别不足导致的重大损失。

第三十一条 学校资金业务的组织结构应当体现权限等级和职责分离的原则,做到前台审核与后台记账分离、业务操作与风险监控分离,建立岗位之间的监督制约机制。

第三十二条 学校应当根据分支机构经营管理水平,核定各分支机构的资金权限,对异常资金变动建立有效的预警和处理机制。

第三十三条 学校应当建立资金营运的内部控制,对大额奖金调拨,资金汇出应当做好跟踪监测工作。

第四章 存款及奖金业及的内部控制

第三十四条 学校存款及奖金业务内部控制的重点是,加强对要害部位和重点岗位的监控,严格执行账户管理、核算制度及各项操作规程,防止内部操作风险和违规行为。

第三十五条 学校应当加强对每日营业终了账务处理工作的管理,当天的票据当天入账,对发现的错账应当及时纠正。

第三十六条 学校应当严格执行“英证”分管制度,使用和保管重要印章的人员不得同时保管相关的业务单证,人员变动要办理交接、登记手续、人员离岗要妥善保管。

第三十七条 学校应当对现金收付、资金划转、挂失、解挂、账户资料变更、密码更改等业务,建立复核制度,并保存相应的资料,确保业务可追索;名章、操作密码、应当实行个人负责制,妥善保管,按章使用。

第三十八条 学校应对现金、重要空白凭证和有价证券实行严格的管理,严格执行入库、登记等手续,定期盘点查库,正确、及时处理损益。

第三十九条 学校应当加强存款账户的账务管理,定期与银行对账,落实对账单的反馈情况;发现异常情况应当进行汇报。

第四十条 学校应当强化会计事后监督的作用,配置专人负责事后监督工作,实现业务与监督在空间与人员上的分离。

第五章 会计的内部控制

第四十一条 会计内部控制的重点是:实行会计工作的统一管理,严格执行会计制度和会计操作规程,积极运用计算机技术手段强化会计内部控制,确保会计信息的真实、完整和合法,严禁设置账外账,严禁乱用会计科目,严禁编制和报送虚假会计数据。

第四十二条 学校应当依据国家统一的会计制度制订并实施本校的会计业务规范,会计业务规范应当覆盖会计业务的所有环节;各级机构应当严格执行上级机构制定的会计业务规范,上级机构应当保证统一的会计业务规范在本系统得到实施。

第四十三条 学校应当保证会计工作的独立性,确保会计部门、会计人员能够依据国家统一的会计制度和会计业务规范独立办理会计业务,任何人不得授意、暗示、指示、强会计部门、会计人员违法或违规办理会计业务;对违法或违规的会计业务,会计部门、会计人员有权拒绝办理、或者按照职权予以纠正。

第四十四条 学校会计岗位设置应当实行责任分离、相互制约的原则,严禁一人兼任非相容的岗位或独自操作会计业务全过程。

第四十五条 学校应当对会计部门、会计人员设置会计权限,各级会计部门、会计人员应当在各自的权限内行事,凡超越权限的,须经授权后,方可办理。

第四十六条 学校应当对会计账务处理的全过程实行监督,会计账务应当做到账账、账据、账款、账实、账表及内外账的六相符;凡账务核对不一致的,应当按照权限进行纠正或报刊级机构处理。

第四十七条 学校应当对会计人员实行从业资格管理、会计人员、会计主管、会计负责人应当具有与其岗位、职位相适应的能力,并取得相应的从业证书或专业的资格。

第四十八条 学校会计人员调动工作或离职,应当与接管人员办清交接手续,严格执行监交程序。

第四十九条 学校应当对出纳等重要会计岗位人员定期轮换。

第五十条 学校应当实行会计差错责任人追究制度,发生重大会计差错对直接责任人员追究责任。

第五十一条 学校应当做到会计记录、账务处理的会法、直实、准确和完整,严禁伪造、编造会计凭证和会计账簿,严禁提供虚假会计报表。

第五十二条 学校应当建立恰当的信息披露制度,按照规定及时、真实、完整地披露会计、账务信息。

第五十三条 学校应当完善会计档案管理制度,严格查阅手续,防止会计档案被替换、更改、损毁或遗失。

第六章 账务核算计算机系统的内部控制

第五十四条 财务核算计算机系统内部控制的重点是:严格划分计算机系统设备、数据、系统运行和系统环境的安全。

第五十五条 学校应当保证计算机系统的开发人员、管理人员、操作人员与业务人员不能互相兼任,明确各自的岗位职责,做到岗位之间的相互制约;应配备专(兼)职计算机安全管理人员,明确计算机安全管理人员的职责。

第五十六条 学校应当对财务核算计算机系统的项目立项、设计、开发、测试、运行和维护整个过程进行严格的管理,开发测试环境要与实际操作环境严格分离;技术部门与业务部门之间应当加强沟通交流,项目设计时,不能仅从计算机处理角度或者业务操作角度片面考虑安全问题,要确保系统的整体安全。

第五十七条 学校购买财务核算计臬机软、硬件设备,应当对供应商的资信进行严格的审查,确保产品在使用期间的有效维护和正常运作,并明确产品供应商(包括软件、硬件、通讯凤备供应商)对产品在使用期间应当承担的责任。

第五十八条 学校应当加强计算机系统的的理安全,计算机机房建设应当符事国家的有关标准,出入计算机机房应当有严格的审批程序和出入记录,保证计算机硬件、各种存储介质的物理安全。

第五十九条 学校应当加强财务网络和计算机系统的访问控制,计算机系统的输入应当经过适当的审批程序,并对输入操作进行安全控制,输入数据应当核对无误,数据的修改应当经过适当的批准。

第六十条 学校应当及时更新软件补丁程序、病毒代码库、攻击特征码、系统安全设置等,通过认证、加密、内容过滤、入侵监测、审计等技术手段确保计算机信息系统的安全,并不断完全控制措施。

第六十一条 学校财务核算的网络设备、操作系统、数据库系统、应用程序等都应当设置必要的日志;日志应当定期检查,并能满足各类审计的需要。

第六十二条 学校应当严格管理各类数据信息,数据的各类操作、数据备份介质的存放、转移和销毁等都应当有严格的管理办法。

第六十三条 应用计算机处理业务,其业务处理应当具有可复核性和可追溯性;计算机操作人员的个人密码或其他认证识别工具应当保密。

第六十四条 学校应当不断提升计算机操作系统和管理系统的功能,通过系统设定期安全措施,也范利用计算机管理的漏洞进行的各种违规操作。

第七章 建立内部控制的风险责任制

(一)高级管理层应当对内部控制的有效性负责,并对由内部控制失效造成的重大资产损失承担责任。

(二)内部审计部门应当对检查发现的问题隐瞒不报、上报虚假情况或检查监督不力的,承担相应的责任。

(三)相关的职能部门应当及时纠正内部控制存在的问题,并承担相应的责任;

(四)相关的职能部门应当对违反内部控制制度的人员,视情节轻重,依据有关法规和内部管理制度追究责任和予以处罚,并承担处理不力的责任。

第六十五条 本制度自发布之日起施行。

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