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钥匙管理制度方案

钥匙管理制度

一、办公楼内各办公室(人事处、财务处除外)钥匙由办公室委托保安班长负责保管;开标大厅、多功能厅、会议室钥匙由商务中心负责保管;贵宾室钥匙由主任办负责保管;电梯竖井、水泵房等钥匙由物业办负责保管。

二、各办公室钥匙除员工自用外,在保安班长负责保管的钥匙盘上要始终保留一把钥匙以应付急需。未经允许员工不得私自拆下挪用。

三、各部门员工未经部门领导同意,不得私自配制该办公室的钥匙。增加员工需配制钥匙时,由部门领导严格控制数量,并登记备案。在人员调离、辞职、辞退时,部门领导要负责收回该员工办公室的钥匙。

四、员工在保安班长处借用钥匙开门时,保安应随同员工一起开门,并做好相关记录。保安班长要严格管理钥匙不得失控。

五、员工应随身携带办公室的钥匙,并妥善保管。不慎遗失应及时报告,由部门领导提出处理意见,并采取相应措施。

六、员工下班后,保安进行安全检查或其它事由需进办公室的,应由两名以上保安同时进出,并做好记录。

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㈠ 钥匙的种类和使用范围:

酒店的钥匙一般包括日常办公钥匙、库房钥匙、保险柜钥匙、万能钥匙、客房电子磁卡锁(钥匙卡)、酒店车辆钥匙等。

⒈ 日常办公钥匙一般指办公桌钥匙、办公室门钥匙、文件柜钥匙、更-衣柜钥匙等,系常

用的弹子锁,结构简单,价格低廉,使用普遍,配有两至三把,一把专人专用并随身携带,备用则由各部门主管人员保管。

⒉ 库房重地的钥匙采用双锁制,确保酒店货品的安全,除仓库人员外,未经许可不得随

意出入库房区域。库房钥匙应由专管部门保管,每天上班前领取,下班封存后交还,并做好交接记录。若遇库房下班急需领货,部门需和当天值班经理、保卫部主管同时开仓领货并要求三人签字,严守发货程序。

⒊ 酒店保险柜钥匙一般分客用保险柜、前台投钱使用的保险柜及其它办公用保险柜。

§ 客用保险柜采用复用锁(指双锁),分别由酒店前台主管及客人各执一把锁的钥匙,不能相互取代,同时使用才能启闭,安全、可靠、方便,但一个保险箱客用钥匙只配有一把,另一把万能钥匙掌握在主管手中,可用于每一个小保险柜,成本相对较高,应严格控制管理。(参考客用安全保险箱的管理程序gih-ff-009)

§ 前台投钱使用的保险柜采用多次组合编成密码,使用起来较繁琐,一个保险柜配有两把钥匙,一把备用由财务总监保管,另一把则由财务负责人掌管,密码只有总出纳和财务总监知晓。开启保险柜的时候,由财务委派的专人持保险柜钥匙在保安员的陪同下,一同与总出纳开启,监督其操作使用。

§ 其它办公用保险柜一般指电脑部存放磁盘使用的保险柜、总出纳存放备用金保险柜、财务总监使用的保险柜等。

⒋ 万能钥匙多用于客房门锁,方便客房服务员在工作时只需一把钥匙即可开启某楼层或

某个区域内的所有客房门锁;或用于客用保险箱,配合客人同时开启,保证客人贵重物品及现金的安全性。此种钥匙在使用时非常方便,但只能由当班主管保存,并做好交接记录。

⒌ 电子磁卡钥匙是专用于客房门锁,是编有电子程序识别码的卡片,只要把与电子程序

编码一致的卡片插入电子锁即可开启,安全、可靠、方便,特别适用客房管理。客人钥匙丢失或离店失效须变换时,只要在前台改变一下编码,重刷一卡片即可。此种钥匙在客人离店时要求其退还,以便重复使用。空白磁卡应由前厅经理管理,前台人员应严格控制使用及领龋

⒍ 酒店车辆钥匙由车队司机合理安排使用,上下班应在前厅做好移交工作,确保车辆存

放安全,调拨灵活、责任分明、利于管理。

⒎ 酒店一般会为总经理配置一条万能钥匙或电子磁卡总钥匙专用,以备急时这需。

㈡ 钥匙的管理和控制:

⒈ 除个人使用的日常办公钥匙须随身携带外,其它种类的钥匙应根据各酒店规定钥匙的

管理部门妥善保存,(尤指大堂经理手中的万能钥匙,必须存放在保险箱内),详细记录钥匙每次发放及使用的情况,包括领用人、发放人、发放及归还时间等,并双方签字。

⒉ 工作期间,钥匙不能随意丢放或插在锁上,应随身携带。

⒊ 钥匙领用应有严格的制度。类似客房楼层钥匙、员工更-衣柜钥匙、所有办公区域的钥

匙等,应由各酒店规定的专管部门设置钥匙柜,集中存放,专人负责保管。每次交接-班都盘点清楚,如发现有遗缺,立即向部门经理汇报。

⒋ 如遇住店客人自称忘带房卡,要求客房服务员代国打开,应先与前台确认客人姓名、

房号、核对相关记录,绝不能随意为其打开。

⒌ 钥匙的摆放应规范化,贴有标签,一目了然。

⒍ 无论是客人或员工丢失钥匙,都应先填写丢失钥匙报告单,通知保安部,查明原因后,

照价赔偿并作出相应处理意见。

⒎ 钥匙维修需事先填写工程维修单,注明原因,经保安部经理与财务总监审批后,通知

工程部更换,重新配制(需固定一家信誉单位配制),严禁私自复制。

⒏ 万能钥匙非必要时不能轻易使用,使用要有批准手续,并将使用情况详细记录在案,

以备后查。

⒐ 员工辞职离店前,应将其使用的钥匙交与部门负责人,并由该人在其离店单上签收,

确保已归还,方可办理离店结算手续,实施双向监控。

⒑ 盗用酒店钥匙,危害人身及财物安全,造成严重后果者,一旦查出,将给予严厉处罚

并承担相应的刑事责任。

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