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合同档案管理制度范本

合同档案管理制度

为进一步加强合同文档管理工作提高合同管理水平逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化特制定本制度

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(清单见附表2)等

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行网络管理体系由公司合同管理组集中统一管理以确保档案的完整、完全和有效利用

2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作

3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系并确定一名网络人员负责合同文档管理

三、合同文档的移交

1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组

2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管-理-员将全套合同资料(交接清单参见附表3)向合同管理组移交

3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册经分公司业务经理鉴定具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交

4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整必须层次分明符合其形成规律

5、合同文档移交时必须编制档案移交清册并当面清点以双方签字认可后方为完成交接手续

四、合同文档的管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号

2、保存的合同文档每半年清理核对一次如有遗失、损毁要查明原因及时处理并追究相关人员责任

3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作要以原始记录为依据编制合同统计清单

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具以有效地开展合同文档的查询、利用工作

5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档确因工作需要须借出查阅须经分公司、部门主管领导签字同意后方可在合同管理组办理相关借阅手续以影印件借出合同原件无特殊情况不得外借

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施以确保合同文档的安全

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料违者视情节予以处罚

8、合同文档的密级为机密任何人不得擅自将合同对外公开违者视情节予以处罚

附1:竣工资料明细表

附2:合同档案交接清单

附1

竣工资料明细表

序号资料名称

01工程总结报告

02验收报告

03设备清单

04工程图表

05设备产地证明

06设备技术资料

07工程决算表

08工程检测报告

09用户使用及评议报告

10初验报告

11其它附件

附2

合同档案交接清单

合同号:交接时间:

序号资料名称数量核实

1招标文件

2应标文件

3设计方案

4合同文本

5二次设计方案

6工程会议记要

7竣工资料

8其它

交接人签名:接受人签名:

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