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工地财务制度

工地财务管理制度

为了更好的履行会计人员在现场工作中对资金管理、监督和控制的基本职责,使工地上的资金能及时、合理、有效的正常运作,清楚的反映资金来源及流向,规范工地上财务部门与各部门之间的业务往来手续,根据公司各项目管理规定和工地的实际情况,特制定《工地财务管理制度》,望工地各部门紧密配合,认真执行:

一、工程项目进场初期:

(一)工地银行账号的建立:

1.工地进场后,财务人员应及时在工程项目附近当地银行开设正式公家银行账户;因特殊原因不能开设正式公家账户的工地,工地出纳应开设私人银行账号,私人账号应开通电话银行业务,电话银行查询密码只能告诉工地项目经理、会计,方便对银行账上余额查询及实时监督,私人银行账号禁止出纳存取私人款项,以便查询。

2.开设公家账号的工地,“私章”“支票”由出纳保管,“财务专用章”由会计保管,每笔业务发生时出纳应作好票据领用登记簿并及时收取银行回单并以此入账,登好“银行日记账”,月底及时作好“银行余额调节表”,交会计审核,作到账账相符。

(二)对新进工地进行财产清查:

财务人员需配合工地项目经理、机械主管、设物部门对工地的新进设备及其他工地的调拔设备及材料进行盘点,作好盘点清单,并及时和公司总部设物部负责人进行核对及评估,然后分类入账,其中:

1.金额在两万元以上的设备入固定资产,根据公司设物部统一的计提标准逐月提取并上缴公司指定账号。

2.金额在三百元至两万元以内的生产机具列机械费中的“小型机械”科目;后勤用

的电脑、空调、蒸饭车等列科目管理费用中的“低值易耗品摊销”科目。

3.调拔的材料经整理好清单后由总经理,设物部经理、公司财务经理和双方工地项目经理确认好评估单价及金额后,由双方工地会计核对并上报公司财务部备查方能入帐,借方列入库存材料,贷方列“内部往来-**工地”科目。如双方未达成协议,暂不入帐,但每月报表附注栏上应备注清楚。

(三)投资款的确定:

出纳、项目经理、总经理需协助会计人员核实新工点投资款金额及投资人,并及时列入实收资本科目。

(四)人员清查:

财务人员需对工地上进场人员进行清查,作好人员增减统计,确认其工种并拟定“员工花名册”(附表),每月月底再对工地员工进行一次清查,作好“员工统计表”(附表),并及时抄送项目经理、生产主管、设物部、食堂各一份;作好“电话通讯录”.方便各部门工作上的联系并电脑备份。

(五)考勤制度的建立:

工地财务部必须建立考勤制度,根据情况,保底人员工资考勤日期以每月初一至当月月底进行考勤,不能随意更改。“考勤表”(附表)出纳应及时发放给工地指定的考勤人员,其中各班组的考勤由班组长负责每日考勤,考勤表放生产主管处,生产主管负责监督,月底由生产主管及工班负责人签字有效;后勤人员也由生产主管负责考勤;由公司代付工资的外派人员考勤表可由财务人员考勤,月底项目经理签字确认后上传回公司,所有考勤月底由出纳统一收集,并进行核实,核实标准如下:

1.负责核实考勤人员是否准确填写考勤月份、员工的姓名、职务及工天,考勤表严

禁任意涂改或字迹潦草,如有发现,会计人员有权让考勤员重抄一份。

2.负责核实每名员工当月工天、工时和每一页的员工工天或工时汇总是否相符,考勤表上考勤员、班组负责人、生产主管及项目经理是否签字确认。如有缺勤应有请假条并有项目经量及请假人签字有效,作为缺勤扣除工资的依据。

3.核实无误后,出纳根据考勤表拟定一份员工当月“员工考勤汇总表(附件),及时粘贴在食堂外或显眼处以备员工核实。

4.每月考勤表作为填制“工资支付书”及“分包队员工工资”的依据,工资发放以后,考勤表及请假条作为附件紧随“工资支付书”或“分包队结算单”一起粘贴。

5.考勤表每月一式两份,财务一份作账的依据,生产主管一份备查。

(六)工资基数及承包协议的确定:

工地财务部协助项目经理及总经理制定“员工工资基数表”(附表),收集工程内部“承包合同”或“承包单价”(必须要有公司经开部经理、项目部经理、承包人签字确认)以此作为以后人工费及分包结算的依据。否则会计人员有权不予结算。如有工资基数或分包单价变动,项目经理必须要以书面的形式通知会计人员,以此作为结算的标准。

(七)食堂管理及监督:

1.食堂采购报账手续:每次食堂采购后,炊事员必须轮流过称核对采购清单,无误后,食堂采购应把当天采购的发票重新工整,认真的抄写一式三份,并且由食堂点收人员、采购人员签字确认,一份及时送交财务冲销食堂采购借支,一份粘贴在食堂外以备员工监督,食堂采购人员自己留底一份备查。

2.采购借款时作账方式:借:其他应收款-食堂采购 贷:现金,月底冲账时作账方

式:借:其他应收款-未扣生活费 贷:其他应收款-食堂采购,月底,食堂采购无余额;根据大小食堂的不同,或各工班食堂的不同,“未扣员工生活费”应该列明细科目,不能混在一起。

3.工地员工食堂以刷卡形式就餐的,财务人员要定期维护,保证电脑能正常运行,每日备份、每月备份并及时打印有效数据,要做到电脑里随时都能查询每一员工的就餐

数据并打印,方便结算。月底所有就餐人员就餐数据必须打印一份以作备查。

4.工地员工食堂以“平摊”形式就餐的,会计人员应对食堂“就餐人员考勤表”进行实时监督。根据当月的“其他应收款-员工未扣生活费”和各食堂的“就餐考勤表”平摊员工当月生活费,拟定“员工未扣生活费清单”(附表),食堂负责人及采购签字确认,一式两份,并且电脑备份,一份作为员工工资发放或人工费结算时扣回的依据,一份粘贴在食堂外以备员工核实。

二、工程项目施工期间:

(一)账务基本处理:

1.个人借支程序(参考借支流程 附件):项目经理同意借支时,在会计人员的指导下员工应认真、清楚的填写借支单,具体内容为“日期、职务、承包班组、姓名、事由、大小写金额” →会计在借支前应该确定该员工是否超支,如果超支,会计有权不予借支,并通知项目经理及出纳,否则,超支金额由会计一人承担。如正常借支,会计必须签字证明。特殊情况,超支仍要借支的行为,必须经总经理同意后才能予以借支,项目经理没有审批权。→会计监督并交项目经理审批,项目经理审批时应签上“同意借支、名字及年月日”,审批金额应和借支金额相符→借款人将项目经理审批好的借支单交出纳处在借支单“领款人签章”上再次签字确认后领取现金。借款人交现金冲销借支时,出纳必须开收据由经手人及会计签字确认。

借支单填写必须清楚整洁,严禁涂改,如有发现一律退回重新填写。

2.报账程序(参考报账流程 附件):经手人在财务室领取单据粘贴薄(附件)→在会计的指导下分类整齐的粘贴好→经手人在粘贴薄上“经手人栏”签字确认,填写好报销日期、大小写金额、报销单据张数,并在每张发票背面签字确认其姓名及职务,依照实际情况注明清楚用途、事由或使用人。(其中采购员报销时,材料采购的发票后面应紧跟入库单,入库单上要有采购人员和库管员、材料主管、会计的签字)→由会计人员核实好金额、日期、摘要及单据张数后,填写好记账凭证,并在粘贴薄备注栏签字复核。→经手人将会计人员审核好的票据交项目经理审核,项目经理必须要在每张发票后面清楚的签上自己的名字(或名字缩写)及日期,审核情况是否属实,手续是否完备,如果属实即在粘贴薄的审批栏上签上“同意报销**金额,名字及年月日”。(如有疑问退回

重新按报账程序来执行)。→经手人将项目经理审核好的票据交出纳处报销现金;若是冲销以前借支会计必须开收据由经手人签字确认,经手人留底一份。

票据报销完后,根据业务性质,应在原始发票上面加盖“现金收讫、现金付讫、转账”章,如有发票清单、入库单、应盖“附件”章。

(二)项目经理在财务管理上的权限及职责:

1.各项目工地上所有经济业务实行项目经理一支笔审批制度,一切收支合同、协议、发生的所有收入、费用,必须经项目经理审批签字后才能生效。

2.各项目经理应监督并配合财务人员严格遵守公司颁发的《会计制度》《工地财务管理实施条例》,如有特殊情况应及时向分公司财务部长反映,经公司总经理及财务经理同意并签审后才能按新制度执行,项目经理不得对驻地会计施加压力并擅自修订相关财务制度。

3.项目经理应积极配合公司下派的会计稽查人员开展工作,如有任何会计业务上的问题可向会计主管反映并及时沟通。

4.对于工地上有人对财务人员因执行制度而发生的打击报复行为,项目经理应予阻止并对打击报复的人员给予相应的行政处罚或经济处罚。

5.各项目经理对公司下派的财务人员无解退权,如发现财务人员品行及工作有任何问题应及时向会计主管或公司财务经理反映,共同协商解决。

6.在财务审批过程中的注意事项如下:

(1)项目经理在审批工程款、其他收入时,应签上“同意列收**金额姓名及年月日”字样;

(2)在审批个人借支业务时,应签上“同意借支**金额、姓名及年月日”字样;

(3)项目经理在审批费用报销的业务时应签上“同意报销**金额、姓名及年月日”字样;

(4)项目经理在审批货已验收入库,款未付的报销发票等,财务挂应付账款的业务时,应签上“同意挂帐**金额、姓名及年月日”字样,以后还相应款项时签“同意还款**金额、姓名及年月日”字样;会计负责监督并照此执行。

7.各项目工地与信通公司其他工地的往来款项必须通过总经理同意,项目经理无权

擅自调用,各项目会计有此现象必须及时向分公司会计部长或片区会计主管及时汇报。

8.除招待费、特开款、项目经理自己的差费,工地上发生的其他费用项目经理应指定其经手人,(例所有材料及设备采购必须要由采购人员经手)由经手人统一报销,项目经理和财务人员负责监督。

9.工地上设备、材料采购一律按物设部相关制度条例执行,项目经理严禁亲自采购

并报销。

10.项目经理应监督所有工地上的营业外收入,如处理废旧物资、经理部工程进度奖金等应如实在财务室入账,不得在工地上私自处理。11.工地上承包班组结算应要有承包协议,协议由项目经理、生产主管、技术主管、会计、物设主管、共同拟定,由项目经理与承包人及公司经开部负责人三方签字后才能

生效,会计以此执行工程结算,没有承包协议会计有权不予结算。

12.外欠款项项目经理应监督设物部采购人员当月对清当月入账并在财务挂应付账,在当月会计报表入实反映,有特殊原因应监督会计在当月成本分析表注明其原因,不得隐瞒或跨月反映。

13.工地上项目工程款或其他收支应由出纳亲自经手办理入账及转账手续,并存入出纳专用的私人银行卡,出纳每收一笔工程款、投资款或营业外收入款项时,项目经理、会计应监督出纳填写“当月工地收入明细账”(附表)一月一份,由项目经理保存,项目经理当月汇总金额应和会计报表上的资金收入相符。

14.项目经理在报销招待费时应注明清楚每一笔的事由及招待部门,发票每张应签字确认。

15.工地上所有发生的特开款项,金额在5000元以内的应详细注明原由;金额在5000元以上包括5000元,会计需得到公司总经理同意后(注:各片区负责经理也有审批权)方能报销,并以例“付**设备租赁费”等形式给予报销,列入管理费用-招待费,事后会计应及时交总经理补签。否则先由项目经理以个人借支的形式进行支付,事后总经理签字同意后报销,冲减项目经理借支,会计应依此审核为标准。项目经理招待费借支应随时保持在5000元以内,以作备用。

16.项目经理的私人借支不能超支(以工资为基础),如有特殊情况应由总经理同意

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