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新闻发布会策划方案

(一)活动简介

本次新闻发布会场址拟订于晋祠宾馆,展位规模100个,为了能更好的完成承办方与各企业间的洽谈与合作,特把此次新闻发布会分为三个板块,分别为新闻发布会、媒体见面会、企业洽谈会及宴宾会,会议期间承办方与各企业协商达成一致,签署和约,共同完成此次大型环保公益活动。

(二)活动时间

2008年8月1日下午3点(暂定)

(三)活动地点

晋祠宾馆(暂定)

(四)活动流程

1、前期准备

(1)、会场安排

主席台就坐领导包括:

演讲台:

①主席台(暂定9米)

②主持人及赞助企业演讲台(附加冠名企业名称)

③贵宾席座椅包括:各大赞助企事业单位

(赞助企业、协办企业3个,暂定4)

④来宾席:各企事业单位代表,记者团.

邀请媒体:

①.中央电视台

②.山西主流媒体(电视、报纸、广播)

音响设备:

主席台4支话筒

讲台2支话筒备用(1支,话筒附上冠名企业名称)

大型音箱2台

DVD 1台

礼仪:10名礼仪小姐

①.两名礼仪站于主席台后左侧

②.两名礼仪在会议室门口接待

③.四名礼仪在酒店门口接待

(机动两人,进入会场,帮助分发资料)

保安及工作人员:

①.负责人1名(要求:处理突发事件能力强)

②.设备调试技术人员1名

③.保安4人

④.咨询人员2人

医疗:2人(幕后)

饮品:由饮品供应企业提供瓶装饮品

贵宾姓名牌:13张贵宾名卡(设计)

资料:

①.新闻发布会流程表

②.赞助及回报方式手册

(附联系方式:电话,传真,邮箱,网站)

③.演唱会宣传册(宣传册设计)

④.回馈单

(附联系方式:电话,传真,邮箱,网站)

⑤.赞助企业填写赞助单

大标题背景(主席台后,会场后背板设计)

咨询台(咨询,公章,印泥,纸笔,宣传页)

(2)、会前配置(会前2小时)

(包括:服装,化妆,物品摆放,饮品及食品摆放,设备调试等)

(3)、到场媒体、企业签名(会前1小时)

(在入场口签到本上签字)

(4)、媒体准备(会前30分钟)

(包括:携带设备进场,保安查核,位置安排等)

(5)、入场(会前15分钟)

(主持人、出席领导、企业领导)

2、活动进行

(1)、开场前(10分钟)

①.主持人上台(走入方式,会前交代)

②.出席领导入场就坐(座位安排:由礼仪小姐指引就坐)

③.礼仪(摆杯流程,考察后指导)

(2)、开场

主持人致欢迎词及开场白(介绍参会的领导和企业、媒体等)(5分钟)(演讲稿撰写1)

(3)、 山西省宣传部领导(主办方)发言(5分钟)(撰写2)

(4)、主持人串词(撰写3)

(5)、由协办方代表或中央电视台文艺中心代表发言

(3分钟)(撰写4)

(6)、主持人串词(撰写5)

(7)、山西省环保局领导发言(5分钟)(撰写6)

(8)、主持串词(邀请赞助企业代表上主持台发言)(撰写7)

(9)、赞助企业代表发言(3分钟)(撰写8)

(10)、签约仪式

由礼仪小姐递上双方合作合同书,主办方与冠名方相互交换文件,签字(盖章),握手微笑合影,工作人员,负责人特邀记者拍照.(6分钟)

(11)、主持人串词(撰稿9)

(12)、山西宣传部领导和中国书画家协会代表揭幕(时间8分钟)

“许给明天的美景”三晋环保主题摄影书画展启动仪式”流程

①主持人宣读揭幕代表人(撰稿10)

②礼仪小姐上前帮两位领导把座椅向后移开

③山西宣传部领导(由礼仪小姐负责护送至右侧上联方)

同时, 中国书画收藏家协会代表(由礼仪小姐负责护送至左侧下联方)

④主持人携话筒走向山西宣传部领导右侧,帮助山西省宣传部领导拿话筒,由山西省宣传部领导宣布:“共绘和谐新山西的三晋环保主题摄影书画展正式启动”(撰写11),同时与中国书画收藏家协会代表拉下两侧对联。

(13)、由礼仪将书画展作品征集相关文件下发给各企业代表

(撰写12)

(14)、主持人总结这次新闻发布会 (撰写13)

主持人致结束语,感谢参会的领导和企业、媒体(3分钟)(撰写14)

(15)、由省委宣传部领导(主办方)宣布此次新闻发布会结束(撰写15)

(16)、由工作人员人员组织疏散,承接安排招商洽谈会。

新闻发布会初步拟订用时38分钟,机动时间(35分钟—40分钟)

招商洽谈会

(1)、招商洽谈会简介

本次招商洽谈会场址拟订于晋祠宾馆,展位规模100个,为了能更好的完成承办方与各企业间的洽谈与合作,特进行此次招商洽谈会,会议期间承办方与各企业协商达成一致,签署和约,共同完成此次大型环保公益活动。

(2)、招商洽谈会时间安排

新闻发布会结束后15分钟。

(3)、招商洽谈会协议签订注意事项

①选择合作方式

(赞助企业在招商协议上所有内容中选择相应的合作方式,如有多划或错划,均按赞助企业所划最高赞助资金项为准,履行此合同。)

②增加合作条件

(赞助企业在活动主办方规定范围内可相应增加回报方式,按主办方规定金额增加赞助费用。)

③签订合作协议

(赞助企业与活动主办方在公开、公正、合法的前提下达成共识后,经双方同意签订合作协议书,协议上需盖双方公章及企业代表签名各一个。)

④履行合作协议

(赞助企业在与活动主办方签订协议书三天内向主办方指定的银行账户汇70%赞助款,赞助企业在活动过程中若不履行合作协议或超出合作协议内容,此协议书作废,赞助资金不予返还。赞助企业若没有在规定时间内向主办方指定银行账户上汇赞助款,主办方将有权向赞助企业追加赞助款的50%作为违约金。)

⑤以上所有协议均参考"回报方式手册"按赞助企业选择内容填写。

(4)、领导媒体见面会(为时20分钟)

①各企业代表由礼仪带领撤场

②媒体记者由工作人员组织前置

③采取记者提问形式

④时间到,由负责人宣布政府领导领导媒体见面会结束

⑤领导撤席:由礼仪带入休息室

⑥记者撤席:由工作人员带入"宴宾厅,媒体席"

(5)、招商洽谈会流程

①新闻发布会结束,由负责人宣布在此会场进行政府领导媒体见面会,政府领导、冠名企业代表、记者不动,让各企业领导起立,由礼仪小姐带领进入洽谈室(提供饮品)

②主办方洽谈人员就位

③由礼仪向企业代表发放协议书及相关文件

④由主持人向企业代表介绍注意事项

(企业主手中文件、资料,进行简要概述,让企业代表进行参考)

⑤主办方领导要求各大企业代表提出疑问并回答

⑥由负责人说清填写内容及方式,并说明:签字或盖章生效

⑦由工作人员将各企业代表填写好的协议书进行整理装袋,所有协议一式两份,赞助企业与活动主办方各执一份

⑧由负责人说明企业代表可把资料带回填写,在次日上午12点前到承办方规定地点进行洽谈工作

⑨洽谈结束后:由负责人将各大企业代表带入宴宾厅,企业席"

(6)、招商洽谈会合同签署

①本着公平、公正、合法、真实的原则;

②负责人审核企业所填写的协议及合同;

③由承办方洽谈人员核实无误;

④由承办方签字盖章;

⑤未盖章签字的企业由洽谈人员重新询问是否落实;

(7)、由主持人或负责人宣布此次招商洽谈会圆满结束

(8)、由主持人说明

礼仪带领各企业代表,各大媒体,进入宴宾厅

招商洽谈会与媒体见面会同时进行

初步拟订用时25分钟,机动时间(20分钟—30分钟)

宴宾会

(会场提前按此策划方安内容组织安排)

(1)企业领导由负责人带领入宴会厅,引入"企业席"

(由负责人向企业领导致敬及说明稍后媒体记者和政府领导们先后将会入席,各企业领导可以先行用餐)

(2)各大媒体记者有礼仪带入,引入"媒体席"

(由负责人说明,欢迎,并说明政府领导稍后入席)

(3)政府领导入席

(由负责人让大家表示欢迎,引导领导入领导席就坐)

(4)负责人宣布正式开席

(5)2小时左右

(负责人,据在场情况所定,送各领导离席)

(6)整个发布会活动到此结束

宴宾会会初步拟订用时2小时,机动时间(1.5小时—3.0小时)

整场新闻发布会初步拟订用时3小时03分钟,

机动时间(2小时30分钟—4小时10分钟)

(五)活动细则:

1、人员配置:

略:*******

2、新闻发布会物品摆放

主席台上按座位次序摆放名板、水杯、果盘、瓶装饮品

发言人坐席放置话筒(各1支)

演讲台放置鲜花(2束)、话筒(2个)

主席台前盆栽两大(8盆小的)、演讲台旁大盆栽(1盆)

贵宾席瓶装饮品、水果、水杯、名板

其他坐席瓶装饮品

会场前台两侧各放一大型音箱

3、洽谈会物品安排及摆放

文件(若干)

电脑(3台)

打印机(1-2台)

桌椅(5张、10把)

公章(1个)

印泥(4个)

签字笔(10支)

4、洽谈会人员配置:

负责人1个

工作洽谈人员5名

礼仪4名

(负责人指挥协调所有工作人员工作,要求采用处理突发事件能力相对较强的人员担任)

5、突发事件处理

(1)现场秩序:由保安人员协助负责人协调工作。

(2)在领导演讲过程中如有话筒断音等现象,礼仪调换话筒(仍未得效)

由主持人递上备用话筒,如有重大故障由技术人员调试

(3)如有伤病等突发事件,由医护人员协调治疗。

(4)其他突发事件,由负责人调配工作人员协调完成。

 

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