会议服务员岗位职责及操作流程

2017-11-08 08:39:00

核心摘要:做好会后场地清洁卫生和设备物品的收集清理工作,摆放指示牌摆放于大堂及会场门口显眼位置便于指引客人进入会场,枰兜谷肜埃闱宀璞克拖矗岢辔锲返闱迨浚惚彀啻恚龊梦郎謇砉。

会议服务员岗位职责及操作流程第1篇

岗位职责:

1、 按照客户要求布置好会场,做好会前的物品准备

2、 检查会场设施设备,保持设备完好,有效

3、 做好会中服务,确定会议有序进行

4、 做好会后场地清洁卫生和设备,物品的收集清理工作

5、 完成上级的其它工作

工作流程:

1、签到

2、参加班前会

3、了解会议要求

4、布置会场(准备设备与物品,茶杯,毛巾碟,烟缸,调试音响(工程部),话筒(工程部),(工程部)确定台型,并摆台,摆椅子,纸,笔,指示牌,席位卡,讲台,挂布标(工程部),花卉植物等)

5、会前准备开水和室温,灯光调控

6、会中服务(站立,引领入座,上香巾,斟茶)

7、清理会场(检查会场,清理卫生,设备设施安全检查)

三、操作细节

1、接到会议通知单,从预订处或销售部问清不完整或不清的问题,保管好通知单,确定有关问题

2、研读会议通知单,把握客户要求,理清接待思路(人数,主题,时间,布标,台型要求,所需物品,设备,结账方式及特殊要求)

布置会场

1、准备设备与物品,根据会议通知要求,准备所需物品及设备(音响,话筒,空调,投影,台布,桌裙,纸,笔,茶杯,茶叶,布标,烟缸,指示牌,鲜花等)保证设备完好,有效,用品齐全,清洁,完整

2、确定台型并摆台,根据会议性质及要求,确定主席台位置,合理设置台型,铺台布,围桌裙(台型符合要求,桌子摆放整齐,成一条直线)

3、摆放椅子,轻搬轻放,椅子干净,摆放整齐,美观,成一条直线

4、摆放纸笔,纸张正对相应座椅,与桌边距离1.5CM,笔放于纸上,笔尖正对纸张左上角,尾部正对右下角距离1CM

5、摆放茶杯,杯柄朝左,纸张左上角平分茶杯底部,杯内茶叶统一、适量,杯子与桌边距离为3.5厘米,成一条直线

6、摆放毛巾碟,将毛巾碟放于纸张左侧,与纸张上部边缘平行,与纸张左部边缘距离3CM

7、摆放烟缸,按两张纸间放一个,与桌子上部边缘距离为2厘米

8、调试音响话筒,将话筒分别摆放与主席位和副主席位,音响调至最佳状态,音量适中,保证所有座位均能听清(工程部)

9、摆放指示牌,摆放于大堂及会场门口显眼位置,便于指引客人进入会场

10、摆放席位卡,必须请主办方摆放席位卡,确保无误

11、摆讲台,按客人要求摆放于确定位置,讲台干净,无摇晃

12、挂布标,按客人要求制会标,挂于合适位置

13、摆放鲜花及植物,鲜花和植物新鲜,美观,无枯叶

14、会前准备开水和室温,灯光调整(会前半小时准备好装满的开水,80度以上,提前一小时开空调,参会人员到场后需全部打开灯光或提前会议时间10分钟全部打开。

五、会中服务

1、引领入座,引领领导上主席台,双手轻提起椅子,请领导入座,然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部,使用敬语,请领导入座

2、上香巾,左手端托,在领导右侧递送香巾,不能挡住领导的视线

3、斟茶,在客人右后侧为客人斟倒茶水,并示意客人用茶,动作敏捷,轻拿轻放,茶水倒8分,注意礼貌服务

4、会中特殊情况处理,客人使用话筒时,视情况调节音量大小,主席台领导半小时不喝茶,应重新更换一杯热茶,每15-20分钟为台下客人巡回补充茶水一次(保持会场安静,做到三轻,四勤,不打扰客人)

5会中休息服务,快速进行会场小整理,补充更换物品(动作敏捷,轻拿轻放,保持安静)

六、清理会场

1、检查会场,检查有无客人遗留物品及文件,如有及时送交会务组或吧台

2检查有无损坏的设施设备及文件,如有将数目及损坏情况与会务组人员核实后送收银处,(仔细,认真做好记录,数目准确,不弄虚作

假)

3、整理用品及清理卫生,请餐厅领班调配人员整理会场,将茶叶倒入垃圾桶,点清茶杯数目送洗,会场剩余物品点清数目,汇报领班处理,并做好卫生清理工作

4、检查设施设备,对音响,桌椅,空调,门窗,地面,消防栓,灭火器等进行检查,发现问题及时上报维修,关闭电源,锁好门窗。(仔细,认真,消除一切安全隐患)

会议服务员岗位职责及操作流程第2篇

会议服务工作流程

一、会场布置

1、到会议室使用通知后,应首先明确客人需要提供的服务项目,如会议室的使用时间,使用次数、人数、单位、何人参加,有无会标、席位牌,是否摆放鲜花水果,话筒的个数,是否摆放投影仪、投影幕、板书用具(白板、板擦、白板笔)以及会议联系人落实看会场的时间等。

2、会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间,提前半天安排服务员按照要求布置好会场,开窗透气,摆放会议所需物品(茶叶、水杯、托盘、水瓶、信纸或白纸、圆珠笔、一次性铅笔等)。

3、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等设施设备的完好。地面、四周墙裙、门窗做到无损坏、无灰尘。如有损坏及时报修,并督促工程维修人员,检查维修结果,保证设施完好率达到百分百。

5、按要求粘好会标,保证协调美观。

6、投影设备、板书器材等应首先征得会议负责人的同意进行适当摆放,所需用具应完备、易取用。提供良好稳定的电源。帮助调试投影设备和客人携带的媒体工具。

7、检查并准备好音响及话筒视频追踪等设备,并调试音响、话筒到适当音量,话筒高度一致。

8、席位牌由商务中心接待员核对好后,提前放在会议室,由会议组织者安排摆放。

9、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔,要求将纸摆放在距下桌沿5厘米正对椅背处,笔尖朝上成45度角。

10、最后一次检查台面是否整洁;各种用具是否干净、齐全,摆放符合要求。

二、会前准备

1、会前准备务必在接到开会通知的时间半小时前进行。会议服务员应将手机调至振动或关机。

2、根据会议人数,在茶水间准备好相应数量的茶杯,并放置适量茶叶,准备好干净保温的开水瓶,打好开水。

3、准备香巾。

4、打开空调,确保会议室温度适宜。

5、PA人员在公共卫生间配卷纸、点檀香,对台面、地面卫生再次打扫,并清理会议室外的立式垃圾桶。

6、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾,如果有茶歇,在会议开始前在指定位置摆放好。

7、开音响、灯光,再次进行音响的调试。

8、会议开始前30分钟,会议服务人员应再次检查会标、欢迎牌、绿化布置、空调、音控等情况以及公共卫生间、公区卫生是否OK。如有欠漏,需立即通知服务中心或有关部门人员,保证会议按时进行。

9、会议即将开始时,会场播放与会议主题相符的轻音乐,任何妨碍客人的工作如吸尘等应立即停止,服务员站在会议室门外,面向客人到来的方向,保持微笑。若是重点会议,需有主管或经理在场迎候。对年老体弱者进行搀扶。

10、客人到来距离会议室约2.5m时,服务员上半身略微前倾,问候客人:“您好,先生/小姐。”并伸手示意大门的方向:“这边请。”

三、会中服务(重点)

1、客人陆续入座时,服务员一人先上香巾,其他人倒茶水。先在茶水间倒好茶水,用托盘将茶水托出,先为会议室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人,站在客人右侧,身体略微前倾,右手先拿一个杯垫放置在桌上(客人的右手正上方的位置),然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫上,杯把朝右下方方便客人取用,退半步转身离开服务下一位客人。

2、如有投影仪,服务人员不要横穿投影仪,以免影响投影效果。

3、会议服务人员必须手机调成振动或关机,坚守岗位。会议开始时,茶水服务人员按标准站姿在在茶水间门口,音响师站在音响室门口,面向会议室,站姿规范,注意观察参会人员随时可能产生的需求。会议进行时,服务员要留意会议进程,发现有需求的客人要立即上前询问。

4、会议服务员注意观察会场情况,适时续水,在会议开始后15分钟左右进行,以后每隔20分钟续一次,(可视情况提前或延迟)。茶水温度始终应保持在85℃以上。拿暖瓶倒水时,须左手拿壶(同时手心里可放叠好的纸巾两张,如遇有客人自己不小心将水溅到桌子上的情况,可以应急处理),右手托壶于胸前,走路要稳,步子要轻,动作协调;从桌后倒水时,侧身站立于客人右侧,大拇指、食指拿起杯把并后退一步,与宾客保持30厘米左右的距离,倒水以七八成满为宜,斟完后,上前一步将茶放回原处,面带微笑,伸手右示意“请用茶”,然后进行下一位。

如客人坐的比较拥挤,服务员拿不到杯子时,可轻声提示客人“打扰一下,给您加点水”,同时手伸向杯子,这时一般客人都会理解服务员的意思,协助将杯子拿给服务员。

如遇到客人碰倒茶杯的情况,要及时到茶水间拿抹布擦拭,如是主席台上的(1号会议室内)可先就近抽取纸巾先应急处理,再去拿抹布处理。此项事情出现考验的是会议室服务人员的应急能力和协作能力。一般1号都会至少安排2个以上的服务人员进行服务,每个人都要一边工作一边关注会场情况,出现应急情况,会场内服务人员要通力协作,最快速的解决问题。

5、密切注意会议室的音响问题和视频追踪系统。

6、签字仪式:帮客人传递文件的工作一般由礼仪小姐负责(否则由服务员完成),服务员应事先与其沟通好,并协助把准备好的红酒送到客人手中。

7、会议中场休息,及时补充和更换各种用品,注意不要翻动桌面资料。同时要关注去卫生间的客人,给他们指点卫生间方向。

四、会后服务

1、会议结束时,服务员快步走向会议室门口,打开大门,站在门内一侧,保持微笑,身体略微前倾,欢送客人:“请慢走,欢迎下次光临。”目送客人全部离场后,检查有否遗留物品及会场设备、物品的完好情况。

2、向会议工作人员询问下次会议的时间要求,并征求对服务方面的要求。

3、进行安全检查,关闭电器电源,检查会场是否有宾客丢失的文件及物品,如有,应及时联系或交会议负责人、总台。检查会议室的设备有无损害、短缺、及时填写赔偿表并通知总台。

4、打开门窗,通风换气。会议服务人员清扫会议卫生,对会议室中的茶具进行清洗消毒。

5、关灯、锁门。

会议服务员岗位职责及操作流程第3篇

一、会议中心服务员的迎送工作会议中心承担着召开国内外重大会议的任务,需要接待来自不同地区的参加会议者,因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机尝码头的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下:(1)认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话),弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度,以及其他背景材料。(2)确定迎送规格。根据以上资料,结合本组织的具体情况,确定迎送规格。

对较重要的客人,应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送;亦可根据特殊需要或关系程度,安排比客人身份高的人士破格接待,或安排副职、助理出面。对于一般客人,由公关部派员迎送即可。(3)做好迎送准备工作。比如,与有关交通部门联系,核实客人的班机或车船班次、时间;安排好迎送车辆;预先为客人准备好客房及膳食;如果对所迎接的客人不熟悉,需要准备一块迎客牌子,写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称;如需要,可准备好鲜花等。

(4)严格掌握和遵守时间。无论迎送,均需提前到达机尝车站或码头,不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机手续,可由公关部派员提前前往代办。

(5)迎接与介绍。接到客人后,即表示欢迎或慰问,然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾;或自我介绍,并递上名片。客人初到一般较拘谨,应主动与客人寒暄,话题宜轻松自然,如客人的旅途情况,当地的风土人情、气候特点、旅游特色,客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议,以及客人可能关心的其他问题。

除客人自提的随身小件行李外,应主动帮助客人提行李。(6)妥善安排。客人抵达住地后,尽可能妥善安排,使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南;向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排,了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票);到达后不要马上安排活动,迎接人员不必久留,以便让客人更衣、休息和处理个人事务;分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。

二、会议服务基本环节的操作细则会议的种类很多,服务的环节要根据会议种类而确定。1.会前准备工作会前准备是工作中的重要环节,目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。(1)了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后,首先要掌握以下情况:出席会议的人数;会议类型、名称;主办单位;会议日程安排;会议的宾主身份;会议标准;会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。(2)调配人员、分工负责。

会前,主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况,说明服务中的要求和注意事项,进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作,按照分工,各自进行准备工作。①服务员根据会议的类型、性质、人数,结合会议厅(室)的具体情况整体安排会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅(室)内的各种装饰艺术品、宣传用品,搞好会议厅(室)内外的清洁卫生。

②维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温,注意通风。(3)准备会议需用物品。①茶水具。a.茶具要求:第一,挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二,茶具不得有破损,必须干净,每套茶杯下面要有垫盘。第三,茶杯要按会议人数配放,每人一套。还要准备适量备用杯。b.水具要求:第一,不用不保温的暖水瓶。

第二,暖水瓶一般3~4名与会人员配备1个。第三,如果与会人数较多,或会场服务不方便,可适当增加一些暖水瓶。c.茶叶:第一,袋装茶叶,每个杯子配放一袋,并有适量的备用茶。第二,散装茶叶可事先放入杯中,待宾客就坐后直接冲泡开水。

②签到桌及文具用品。a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等,要每人一份整齐地摆放在会议桌上。③水果饮料。

根据会议标准,有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选,事先洗净、装盘、摆放整齐。。

各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。2.会议服务程序会议开始前30分钟,服务员要各就其位准备迎接会议宾客。如果与会者是住在本旅店的客人,只需在会议室入口处设迎宾员;如果与会者不在此住宿,还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客,并为客人引路。(1)宾客到来时,服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅(室)的入口处迎接客人。配合会务组人员的工作,请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。

然后送上香巾、茶水。(2)会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳,按上茶服务规范进行。(3)会议过程中,服务员要精神集中,注意观察与会者有无服务要求。

(4)会议如设有主席台,应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言时,服务员要随时为其添茶续水、送香巾等。(5)会议结束时,服务员要及时提醒客人带好自己的东西。3.会议结束(1)宾客全部离开会场后,服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。

如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系,尽快转交失主。(2)清理会场要不留死角,特别留意有无未熄灭的烟头,避免留下事故隐患。(3)清扫卫生,桌椅归位,撤下会议所用之物,分类码放整齐。关闭电源、关好门窗,再巡视一遍,确认无误后撤出锁门。

4.服务中的注意事项(1)如宾客表示会议期间不用服务时,服务员要在会场外面值班,以备客人需要代办其他事务。(2)会议进行中,如果有电话找人,服务员应问清被找人的单位、姓名,然后很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人,应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊宾客姓名。

三、团体会议的接待1.住前接待(1)预订。旅店在办理会议订房时要问清会议种类、名称、总人数、用房间数、接待标准、进离店日期、结账方式、所需会议服务要求、有无特殊需要等。并要详细登记会议联系人的电话、姓名、地址等项事宜,以 (2)确认。在会议订房确定之后,直到会议进住之前的这段时间内,可根据会议规模和要求与对方进行联系,进一步确认对会议设施和会议服务的具体要求。

包括会议团体宾客名单、会议安排、餐饮要求、有无少数民族宾客及客人回程的机、车、船票的时间和票类要求等。2.接待准备总服务台将整理好的会议有关资料,包括会议种类、会议人数、日程安排、团体宾客名单(性别、年龄)、会议服务要求等及时送交经理或主管。以便他们会同有关部门制定接待方案。具体做法如下:(1)落实接待部位和人员。

楼层和客房要调整好班次,保证与会议进程同步的适时服务、应急服务。(2)后勤部要做好客房设备、设施的检修保养,并根据会议特殊需要进行调整。(3)供应部要做好所需物品和原材料准备。(4)各接待部门均需按接待任务制定相应的具体接待方案上报经理或主管审查,待批准后着手实施。

3.接待实施会议接待员要积极配合会务组或生活组工作。视旅店及会议规模的具体情况设立会议标志。大型会议还要留出机动房间以备急用。会议进住当天接待人员要各就各位,一切准备就绪。

(1)宾客到达时,会议接待员要提前到位,大堂经理要出面迎客表示欢迎之意,并致简短的欢迎词,预祝会议成功,客人生活愉快。(2)会议接待员或经理当晚要向宾客征询意见,询问有无要求,对服务是否满意。(3)配合会议接待,旅店要有管理人员值班,便于及时处理各种突发情况。(4)会议团体住宿期间,服务员要根据会议日程安排,做好主动服务。

积极观察宾客中有无需要特殊照顾和生活习惯较为特殊的人员,随时提供相应的服务。4.接待结束会议接待结束前,经理要亲自看望与会人员,征求意见、建议,表示诚挚的谢意,并赠送名片或纪念品。宾客离店的当天,经理或大堂经理同接待员送客人上车,致欢送词,祝宾客旅途愉快,欢迎大家再次光临。目送客车远去。

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